מחשבות על מבנים ארגוניים – לא רק שרטוט טכני

במהלך עבודתי עם ארגונים מגוונים, עלה לא אחת הצורך לבחון ולעצב את המבנה הארגוני הראוי. מדובר באתגר משמעותי, שכן אין מודל אחד שמתאים לכולם – כל ארגון מצריך בחינה ייחודית של מאפייניו, מטרותיו והאנשים שמובילים אותו.​

"המבנה הארגוני הוא לא מטרה, אלא אמצעי להשגת ביצועים טובים יותר."— הנרי מינצברג​

עקרונות מנחים בעיצוב מבנה ארגוני

1. התאמת המבנה למנהיגות

המבנה הארגוני מושפע לעיתים מהעדפות העומד בראש. לא נדיר לראות שינויים מבניים בעקבות חילופי הנהלה – וזה לגיטימי ונפוץ.​

2. חוזקות, חולשות ודגשים אסטרטגיים

המבנה צריך לשקף את יעדי הארגון, את החוזקות שהוא רוצה לנצל ואת החולשות שהוא שואף לתקן. למשל, ארגון עם התמחות בשירות לקוחות עשוי לשים את פונקציית השירות במרכז המודל ולעצב סביבה תמיכה מסועפת סביבו.​

3. שינוי כיוון – שינוי מבני

כאשר ארגון משנה את כיוונו – למשל, מארגון תפעולי לארגון שירותי – עליו לבחון האם המבנה עדיין משרת אותו כראוי. שינוי מהותי באסטרטגיה אמור להיתרגם גם לרמה המבנית.​

4. ליצור שלם ממכלול החלקים

מבנה ארגוני טוב נותן ביטוי ראוי לכל רכיב, הן מבחינת מיקום בהיררכיה, הן מבחינת תחומי אחריות, והן מבחינת יעילות תפקודית. אפקטיביות של ארגון תלויה במידת השלמות והאיזון בין חלקיו.​

נקודות קריטיות להצלחת מבנה ארגוני

• יעילות ואפקטיביות: מבנה ארגוני טוב לא מייצר בעיות אלא פותר אותן. תיאום בין פונקציות, חלוקת אחריות וסמכויות, וצמצום כפילויות – הם קריטיים.​

• שיקול כלכלי: כל תפקיד בכיר נוסף כולל גם עלויות גיוס, ניהול ומשאבים. יש לנהל את מוטת השליטה וההוצאות בהתאמה להחזר הצפוי.​

• הגדרת יעוד ותפקידים ברורה: לכל יחידה, יש לוודא שיש הגדרה מדויקת, נטולת כפילויות, ומתואמת עם כלל הארגון.​

• מדדי הצלחה (KPIs): על כל יחידה ומנהל בארגון להיבחן לפי מדדים תואמים לתפקודו. זה מאפשר ניטור אפקטיבי ותיקון בזמן אמת.​

• חוזה שירות פנימי (Service Level Agreement) מונע מתחים ותיאומים לקויים – ומייצר אחריות הדדית.​

• חשוב מול דחוף: ארגונים נוטים לשים דגש יתר על ה"דחוף" (בעיות שוטפות, תגובות מהירות), על חשבון "החשוב" (תכנון, למידה, שיפור תהליכים). יש לשמור על איזון – מה שחשוב בטווח הארוך קובע את הישרדות הארגון.​

  • 
    

טיפ ניהולי לסיום: לחשוב כמו ביולוג

עמית חכם אמר לי פעם:​

"ארגון הוא כמו אורגניזם – הוא נולד, גדל, מזדקן – אך בשונה מיצור חי, אפשר גם להצעיר אותו."​

מומלץ להתאים את המבנה הארגוני לשלב שבו נמצא הארגון במחזור חייו:​

• בשלבי הזנק – נדרשת דינמיות, גמישות ורוח יזמית.​

• בשלבי בגרות – נדרשת יציבות, מקצועיות ותהליכים.​

• בשלבי דעיכה – יש להכניס כוחות חידוש, רה-ארגון ולעיתים גם שינוי פרסונלי, כולל בבחירת מנכ"ל עם "DNA" מתאים לאתגרי ההבראה.​